Советы по организации контроля

23 Апреля 2014
Советы по организации контроля
23 Апреля 2014

Советы по организации контроля качества работ при рекламе на листовках

Высокое качество разноски рекламной продукции фирмой НОМЕКС РА © обеспечивает отдел контроля, состоящий из профессиональных контролеров, каждый из которых проработал разносчиком без замечаний не менее 5 лет. Численный состав этого отдела позволяет обеспечивать проверку каждого разносчика не менее одного раза в неделю, а новичков ежедневно. Это означает, что службой контроля нашей фирмы для любого заказа контролируется около 20% разносимого тиража. Планирование контроля разносчиков и самих контролеров осуществляется с использованием автоматизированной системы «Контроль». Она позволяет хранить и использовать результаты ранее проведенных контролей, в том числе совместных, за много лет, как по каждому разносчику, так и по каждому контролеру.
Контроль отпечатанных тиражей НОМЕКС РА © по количеству и качеству осуществляет полиграфический отдел. Основываясь на отзывах типографий, с которыми мы сотрудничаем, и наших Заказчиков, сегодня в Москве только НОМЕКС РА © может точно проконтролировать количество привезенного тиража (путем его взвешивания), что особенно важно для дорогих полноцветных тиражей.

О важности контроля со стороны Заказчика


Важным вопросом является готовность фирмы, распространяющей листовки или иные рекламные материалы, обеспечить максимальный контроль выполняемых работ собственными силами. Отказ Заказчика от контроля при проведении рекламных акций на листовках часто приводит к искаженному представлению о ходе самой рекламной акции, неверному толкованию ее результатов, и, как следствие, к принятию неправильных решений. Поэтому любая фирма, размещающая заказ на листовки, должна участвовать в проведении контроля как разноски, так и привозимых из типографии тиражей.
В процессе проведения такого контроля основной задачей для Заказчика является определение процента (от заказанного) фактически разнесенного тиража Исполнителем рекламной продукции, без чего невозможно определение общей и целевой аудитории. Необходимо отметить, что возможность определения реального тиража рекламы является очень серьезным преимуществом листовок, по сравнению с иными носителями (газеты, телевидение, радио, наружная реклама), для которых определение указанных параметров рекламной кампании практически невозможно. В случае с рекламой на листовках Заказчику необходимо провести 2–3 контроля качества.
С иными видами рекламы все гораздо сложнее. Контролем соответствия объявленного изданием и фактического тиражей занимается Национальная тиражная служба (НТС). По данным, представленным на ее сайте (http://www.pressaudit.ru/), отличия реальных и декламируемых тиражей очень значительны. Другой возможностью получения данных об охватываемой аудитории (реальном тираже) является обращение в TNS Gallup Media (http://www.tns-global.ru/), но проведенные с ее помощью исследования стоят дорого.
Таким образом, осуществлять качественный контроль за проводимой рекламой на листовках необходимо и главное достаточно несложно. Сам контроль можно разделить по месту проведения на следующие виды:
  • контроль в офисе (на складе) Исполнителя:
    • контроль качества и количества отпечатанного тиража;
    • контроль организации учета результатов разноски;
  • контроль качества непосредственно разноски по почтовым ящикам, то есть в полевых условиях.

Контроль в офисе и на складе фирмы-исполнителя


1. Особенности контроля качества и количества отпечатанной продукции


Если вы поручаете фирме помимо разноски еще и печать (подробнее в главе «Особенности выполнения полиграфических работ»), то было бы нелишним периодически, а в первый раз обязательно проверить полноту и качество отпечатанного тиража. Вроде бы все просто и ясно, но на деле может оказаться, что это сделать практически невозможно, если Вы, как Заказчик, не проявите настойчивость. Какие трудности могут возникнуть:
  • Печать и привоз тиража частями
Если у вас не срываются сроки рекламной акции на листовках, то самое разумное провести проверку всего тиража целиком. При проверке нужно подсчитать общее число пачек, определить количество листовок, упакованных в одной пачке, умножить одно на другое и рассчитать фактически привезенный на склад тираж. Обязательно при проверке выборочно вскрывайте пачки. Во-первых, иначе Вы не проверите качество отпечатанной продукции; во-вторых, были случаи, когда при сдаче тиража и его нехватке Заказчику были предъявлены пачки с чужими листовками.
При невозможности проверки всего тиража целиком можно посоветовать разделить принимаемый тираж на две части. Пусть сначала Вам предоставят для проверки некоторое количество листовок, способное обеспечить нужный Вам график разноски на тот срок, пока не будет привезена оставшаяся часть тиража. Ссылки на то, что этот процесс слишком растянут по времени не принимаются. Реально тиражи до миллиона листовок включительно, как правило, отгружаются типографиями в течение 3–4 дней с момента выдачи первой партии (подробнее в главе «Особенности выполнения полиграфических работ»). Каждую из частей принимайте по описанному выше алгоритму. Но не забудьте промаркировать принятые Вами пачки, дабы не заниматься их же приемом под видом новых в следующий раз.
  • Разное количество продукции в пачках
Такая ситуация — показатель низкого класса типографии, где печатался Ваш тираж. И, следовательно, необходимо тщательнее проверить качество печати. В этом случае, наиболее надежный способ установить реальное количество отпечатанной продукции — взвешивание всего тиража. Зная вес заранее отсчитанной стопки (500, 1000, 2000 листовок, чем больше отсчитаете, тем точнее будет результат) и вес всего тиража, легко вычислить количество предоставленной Вам продукции. Но, к сожалению, на большинстве фирм отсутствуют весы, необходимые для взвешивания.
  • Кратковременное пребывание тиража на складе фирмы-исполнителя
Это, как описывалось в главе «О рекламных листовках», актуально только для фирм, имеющих надомную систему разноски. При работе с такими фирмами ничего не остается, как настаивать на сообщении Вам о наступлении этого самого короткого времени, когда весь тираж пребывает на складе и осуществлять прием в этот самый момент, несмотря на, может статься, и неурочный час.
  • Часть тиража уже выдана со склада разносчикам
В этой ситуации осуществите прием оставшихся листовок на складе, определите по отчетам разносчиков количество уже разнесенной продукции, узнайте, сколько листовок разносится в день Вашей проверки, и какое количество было выдано надомникам. Просуммировав все эти величины, Вы можете рассчитать фактически отпечатанный тираж.

2. Контроль организации учета результатов разноски


Теперь о контроле разноски. Самый простой вид ее контроля, это ежедневное получение от Исполнителя данных о количестве разнесенной продукции за предыдущий день. Это легко сделать, если фирма не работает с надомниками. Наличие ежедневных отчетов позволяет организовать качественную проверку Заказчиком работы Исполнителя, например, с целью получения всех отчетов разносчиков в день контроля (подробнее в главе «О рекламных листовках»). Более полной проверкой можно считать ежедневное получение копий отчетов разносчиков и вычисление на их основании разнесенного тиража.
Еще более эффективным видом контроля является полная ревизия разносимого тиража. При проведении такой ревизии определяется сумма остатка тиража на складе (не забудьте его проверить), объема разнесенной продукции (по данным отчетов разносчиков), а также количество выданных в текущий день листовок, в том числе надомникам. Вычисленная сумма сравнивается с размещенным тиражом. Отметим, что количество выданных в день Вашей проверки листовок может быть легко проверено уже на следующий день после получения отчетов разносчиков.
Описанные выше виды контроля просты, не требуют много времени, но очень эффективны. Если фирма-исполнитель «приписывает», то ей будет весьма трудно пройти такую проверку. Неудивительно, что многие фирмы оказываются не готовы представлять по первому требованию Заказчиков отчеты разносчиков, которые являются единственными документами, подтверждающими факт разноски.

Контроль доставки рекламы непосредственно в почтовых ящиках


Перейдем к описанию контроля качества осуществленной разноски в почтовые ящики. Сам контроль строится на проверке соответствия действительности информации, указанной в отчете разносчика.
При контроле следует помнить о главном правиле: чем меньше времени прошло между разноской и ее контролем, тем объективнее будет увиденная Вами картина. Проверять по истечению трех дней с момента разноски, как правило, очень затруднительно, и речь может идти уже не о проверке полноты разноски в каждом доме, подъезде, почтовом ящике, указанных в отчете, а просто о выяснении, была ли разноска или нет. К сожалению, осуществление контроля в день разноски технически очень сложно и к тому же очень трудоемко, поэтому ни одна фирма в Москве не проводит совместный контроль в день разноски. Следовательно, реально у Вас есть два дня на контроль, после дня разноски.
Второе правило, не менее важное: контроль, как это указано в договоре фирмы НОМЕКС РА ©, должен быть совместным. Присутствие контролера со стороны Исполнителя при контроле позволяет решить следующие задачи:
  • легко находить указанные в отчете дома, используя специальные карты (которыми пользовался разносчик) всех районов Москвы;
  • попадать в закрытые подъезды;
  • открывать специальным ключом секционные ящики;
  • просмотреть с фонариком содержимое закрытых ящиков;
  • объясниться с жильцами, уборщицами, милицией на тему, что Вы делаете у чужих почтовых ящиков, используя выданные контролеру документы;
  • определить правильно адрес проверяемого дома и выявить встречающиеся, к сожалению, ошибки при заполнении отчета в указании адреса дома, корпуса, подъезда и даже наименовании улицы. С помощью контролера представитель Заказчика все же имеет шанс определить дом, в котором фактически проводилась разноска, даже в случае самой грубой и путанной ошибки в адресе доставки;
  • разобраться в особенностях контроля листовок, оставляемых на вахте;
  • оперативно получить ответы практически на все возникшие у Заказчика вопросы в процессе контроля.
Самое главное: проведение проверки обеими сторонами, снимает сомнения в результатах контроля, что неминуемо происходит при одностороннем контроле. Так по статистике, при одностороннем контроле из-за недостаточного опыта 80% предъявляемых претензий не подтверждаются (особенно в случае вахт), и Исполнитель должен проводить проверку сделанных замечаний вместе с Заказчиком, то есть контроль контроля. Поэтому трудозатраты у Заказчика по сравнению с совместным контролем возрастают. При этом появляется методическая проблема определения процента брака, ради чего, собственно, и проводится контроль.

Как обойти «потемкинские деревни» в разноске при совместном контроле?


  1. Всегда сами определяйте дни контроля, районы куда поедете и лично отберите отчеты, которые будете проверять. Обязательно убедитесь, что Вам дали все отчеты по нужному Вам району. Наверняка среди отсутствующих отчетов будут «приписанные» и вся Ваша проверка будет впустую. В день реально проверить от 3 до 5 отчетов, без особой торопливости. При проверке выбранного отчета только Вы должны выбирать дома для проверки. Вообще, задача контролера только помогать Вам и сопровождать Вас. Все решения должны принимать только Вы.
  2. Проверяйте не ушами, а глазами. Конечно, слушать контролера надо, но до тех пор, пока его слова не начинают вступать в противоречие с увиденным Вами.
  3. Фиксируйте детально все свои замечания и по окончанию проверки попросите контролера подписать Ваши замечания (чаще всего это делается на бланке Акта о совместном контроле, которым каждая уважающая себя фирма снабжает контролера). Если контролер отказывается подписать, то попросите его написать свои комментарии.
  4. В случае возникновения у Вас сомнений в качестве разноски, не ограничивайтесь одной проверкой. Сделайте их столько, сколько нужно для разрешения своих сомнений. Помните, что главная задача Вашего контроля — определение процента брака разноски фирмы-исполнителя. Для этого требуется обычно проведение 2–3 контролей с проверкой 8–15 отчетов.
Необходимо отметить, что все из перечисленных Выше методов контроля доступны Заказчикам нашей фирмы. Фирма НОМЕКС РА © — единственная в Москве, предоставляющая данные о разносимых тиражах в режиме «он-лайн» с помощью Интернета, что резко увеличивает прозрачность нашей разноски и возможности ее контроля. И, мало того, при осуществлении нескольких первых совместных контролей фирма НОМЕКС РА © доплачивает своим Заказчикам, частично компенсируя понесенные им издержки, как связанные с дорогой, так и потраченным на контроль временем.
Наша фирма считает, что контроль за качеством работ по разноске — это даже не право, а обязанность Заказчика, от которой, к сожалению, некоторые из них отказываются.

О других видах контроля, которые не предусмотрены договором


Часто Заказчики пытаются упростить проведение контроля путем подсчета поступающих звонков, опроса своих сотрудников о получении ими рекламы, обзвона по телефону жильцов домов, указанных в отчете и др. (подробнее смотрите в главе «Основные заблуждения в области рекламы на листовках», пункт 5). Наш опыт показывает, что ни один из подобного рода способов контроля не способен заменить описанные выше методы контроля и выявить объективную картину разноски. Самое главное, что все эти методы по разным причинам не прошли проверку практикой (например, все они исключают возможность проверки результатов контроля со стороны Исполнителя) и поэтому ни одна фирма, производящая разноску рекламных листовок в России, не признает их. Вместе с тем большинство Заказчиков, так или иначе, пытается использовать эти методы для сравнения качества разноски рекламы по почтовым ящикам различными фирмами и даже для определения штрафных санкций.
Использование малоэффективных методов контроля позволяет длительное время работать на рынке Москвы фирмам с уровнем брака 10—40%. Отличительными чертами таких фирм являются: низкие цены (особенно, если они сами печатают разносимый тираж); выполнение всех требований Заказчика по срокам и темпам разноски вне зависимости от климатических и иных условий, что на практике недостижимо. Тот факт, что, несмотря на низкие цены, объемы разносимых такими фирмами тиражей не увеличиваются, свидетельствует о недостаточно высоком качестве их разноски.
Статьи
Создание эффективных рекламных листовок
Для привлечения новых клиентов или продвижения товара необходима качественная реклама. Самым универсальным и практи...
Дизайн рекламной листовки
Листовка – это рекламный инструмент, который содержит в себе информацию необходимую для привлечения клиента.
Отзывы
Александра
Здравствуйте! Услугами компании воспользовалась, перед открытием своего салона красоты. Заказала рекламные листовки...
Олег Карташов
Хочу поблагодарить компанию «Номекс» за проделанную работу. Я владелец небольшой фирмы по оказанию ремонтных услуг...
г. Москва, ул. 2-ая Машиностроения, 25, стр.5
режим работы: 10.00-18.00
+7 (499) 261-70-74